'비즈니스 협업'을 위한 아이폰 앱 10선

'비즈니스 협업'을 위한 아이폰 앱 10선

요즘처럼 업무 환경이 치밀하게 네트워크로 연결된 상태에서 아이폰은 협업을 위한 강력한 플랫폼이 된다. 애플 앱 스토어에서 몇 가지만 다운로드하면 네트워크가 가능한 곳 어디서나 프로젝트를 관리하고 팀 정보를 업데이트하고 진행 상황을 추적하거나 문서를 공유할 수 있다.

 

여기 모은 10가지 앱은 모두 iOS 3.0 이상과 호환되며 협업을 위한 유용한 앱들이다. 무엇보다 좋은 점은 대부분의 앱이 클라우드를 활용하므로 사무실과 외부를 오갈때 폰과 데스크톱 사이를 매끄럽게 전환할 수 있다는 사실이다.

 

파일 저장 및 공유

아이폰에서 본격적으로 작업을 하려면 한 가지 중요한 제약을 감안해야 한다. 바로 원천적으로 써드 파티 앱은 다른 앱과 데이터를 공유할 수 없다는 점이다. 예를 들어 메일 앱의 기본 뷰어를 제외한 다른 프로그램에서 이메일 첨부 파일을 열 수 없는 이유가 바로 이것이다.

 

다행히 온라인 저장 및 공유 서비스인 'Box.net', 드롭박스(Dropbox)를 사용하도록 앱을 설계하는 프로그래머들이 많다. 이러한 서비스 중 하나를 통해 파일을 저장하고 접근할 수 있다. 또 이 두 서비스는 파일 정리, 공유, 권한 설정 등의 관리 기능을 제공하는 자체적인 아이폰 앱도 제공한다.

 

◆ 박스닷넷(Box.net)

박스닷넷은 오래 전부터 널리 사용되고 있는 온라인 파일 저장 서비스다. 매번 업데이트될 때마다 더 좋아지고 있다. 컴퓨터에서 이 사이트에 접속하면 조호(Zoho)의 웹 2.0 오피스 제품군을 사용해서 파일을 편집하고 써드 파티 플러그인을 사용하는 등의 다양한 작업을 할 수 있다.

아이폰 앱을 사용하면 박스닷넷에 저장된 개별 파일 또는 폴더 전체를 공유하고 아이폰의 내장 파일 뷰어를 통해 파일을 열고 주석을 남길 수 있다. 아이폰 카메라 롤(Camera Roll)을 사용하면 사진 업로드도 가능하다. 박스닷넷에 다른 유형의 문서를 직접 저장하는 애플리케이션들에 대해서는 기사 뒷부분에서 다시 한번 알아볼 것이다.

박스닷넷 앱은 무료다. 무료 개인용 계정은 1GB의 저장 공간을 제공하며, 월 9.95달러에 10GB 계정을 사용할 수 있다.

 

◆ 드롭박스

 드롭박스에서 제공하는 파일 공유 방식은 박스닷넷과 다르다. 드롭박스에서는 윈도우, 맥 또는 리눅스

컴퓨터와 웹 간에 파일을 동기화할 수 있으며 웹에서 다른 사람들과 파일을 공유하고 이러한 파일의 변경 사항을 모니터링할 수 있다.

드롭박스는 컴퓨터에 자동 동기화를 위한 폴더를 만든다. 이 폴더에 있는 파일을 변경하거나 여기에 파일을 추가하면 이러한 변경 사항이 지정된 다른 드롭박스에도 동기화된다.

여러 컴퓨터를 동기화하는 개인용 하위 폴더를 만들거나 고객, 파트너, 팀 동료 또는 지정한 사람과 동기화되는 공유 하위 폴더도 만들 수 있다.

박스닷넷 앱과 마찬가지로 드롭박스 아이폰 앱은 폰에서 공유된 드롭박스 파일을 관리하는 기능을 제공한다. 팀원이나 다른 공동 작업자에게 파일을 할당하고 이들이 파일을 보거나 업데이트하면 해당 내용을 확인하여 팀원의 작업을 추적할 수 있다.

또한 이 앱을 사용해서 다른 사람들이 사용자와 공유한 파일을 볼 수돈 있다. 다만 카메라 롤의 사진과 비디오를 제외하고 이러한 파일을 직접 편집하거나 자신의 파일을 업로드할 수는 없다. 앱의 이벤트 뷰에서는 파일이 추가 또는 수정될 때마다 해당 내역을 확인할 수 있다.

드롭박스 앱은 무료이며 드롭박스 계정은 무료로 2GB 공간을 제공한다. 유료 계정은 월 9.99달러 또는 연 99달러에 50GB부터 시작된다.

 

파일 작성 및 편집

물론 다른 팀원들이 파일을 만들고 수정하는 것을 마냥 보고만 있을 수는 없다. 다른 사람의 일을 보기만 할 것이 아니라 스스로도 일을 해야 하기 때문이다. 다음 앱들을 사용하면 직접 작업에 참여할 수 있다.

 

◆ 아이소츠(iThoughts)

 마인드 매핑은 구조화되지 않은 방식으로 자유롭게 아이디어를 연계하고 관련 개념들을 하나로 응집하고 새로운 관계가 만들어질 때 이를 인지할 수 있는 강력한 브레인스토밍 도구다.

CMS의 아이소츠(7.99달러)는 직관적인 마인드 매핑 앱으로, 박스닷넷과 드롭박스를 활용해서 사용자와 사용자의 팀원들이 마인드 맵을 공유하고 상호 아이디어를 교류할 수 있도록 해준다.

마인드 맵은 아이소츠 기본 형식으로 내보내고 가져올 수 있으며 아이폰이 없는 팀원들을 위해 널리 사용되는 마인드 매핑 애플리케이션의 모든 파일 형식으로도 내보내고 가져올 수 있다.

가능한 마인드 매핑 앱으로는 프리마인드(Freemind), 노바마인드(Novamind), 마인드매니저(MindManager), 엑스마인드(Xmind), 아이마인드맵(iMindMap) 또는 마인드 뷰(Mindview) 등이 있다.

마인드 맵은 또 완성된 마인드 맵을 다른 애플리케이션에서 가져올 수 있는 PDF, 이미지 또는 OPML 파일로 공유할 수도 있다.

가장 흥미로운 기능 중 하나는 아이소츠의 내장 파일 서버다. 컴퓨터 브라우저에서 와이파이 네트워크를 통해 이 파일 서버에 접속해서 아이폰과 파일 다운로드/업로드가 가능하다.

아마도 이 방법이 팀원들에게 Box.net 또는 공유 드롭박스 폴더에 접속하도록 하는 것보다 더 신속하게 마인드 맵을 공유하는 방법일 것이다. 마인드 맵은 이메일 첨부 파일로도 보낼 수 있다.

 

◆ 퀵오피스(Quickoffice) 커넥트 모바일 스위트

본격적인 협업 작업을 위해서는 본격적인 오피스 스위트가 필요하다. 퀵오피스 커넥트 모바일 스위트를 사용하면 워드 프로세서 문서와 스프레드시트를 보고 편집하고 서식을 적용할 수 있으며 프리젠테이션을 볼 수 있다. 프리젠테이션 편집 기능은 앞으로 추가될 예정이다. 아이폰의 작은 화면에서 처리할 수 있는 기능은 거의 모두 들어가 있는 셈이다.

 

이 제품이 뛰어난 협업 도구인 이유는 드롭박스, 박스닷넷, 애플의 유료 파일 저장 및 동기화 서비스인 모바일미(MobileMe)는 물론 구글 독스 온라인 오피스 스위트와도 통합된다는 데 있다.

 

이러한 서비스에서 파일을 열고 다시 저장할 수 있으며, 모든 서비스에서 문서를 선택해서 다른 사용자와 공유할 수 있다. 이 기능으로 손쉽게 다른 사람들의 작업을 검토하고 직접 내용을 추가하거나 편집할 수 있다.

 

퀵오피스는 아이폰의 메일 앱에서 이메일 첨부 파일을 열면 기본 뷰어에서만 열리는 문제를 해결하는 방법도 제공한다. 이메일을 'files@quickofficeconnect.com'으로 전달하면 퀵오피스가 해당 메일을 퀵오피스의 “이메일 첨부 파일” 메뉴에 추가한다.

 

그러면 퀵오피스에서 이 파일을 열고 편집할 수 있다. 아이소츠와 마찬가지로 퀵오피스도 내장 서버를 사용해서 와이파이를 통해 접속이 가능하다. IP 주소는 앱 기본 페이지의 하단에 표시된다.

 

퀵오피스 커넥트 모바일 스위트는 9.99달러이며, 무료 버전인 퀵오피스 커넥터도 있다. 단 무료 버전은 파일 저장이 불가능하다.

 

◆ 순(Soonr)

 순은 조금 다른 협업 방식을 사용한다. 이 서비스는 문서 공유, 검토 및 게시를 하나의 백업 애플리케이션으로 통합한다. 따라서 순을 사용하려면 파일이 변경될 때마다 지정된 폴더를 자동으로 백업하는 맥 또는 윈도우 데스크톱 클라이언트를 설치해야 한다.

파일이 순의 클라우드에 저장되면 웹 브라우저를 통해 로그인해서 파일을 보고 이메일이나 팩스로 보내고 주석을 달거나 복원할 수 있다. 프로젝트를 만들어서 여기에 파일을 추가해 다른 프로젝트 작업자들과 공유하면 다른 작업자들이 파일을 편집한 후 다시 업로드할 수 있다. 순이 모든 수정 내역을 보관한다.

아이폰 앱을 통해 순 사용자는 문서 편집을 제외한 거의 모든 기능을 똑같이 이용할 수 있다. 순 애플리케이션을 실행하는 컴퓨터를 통해 파일을 보고 주석을 달고 이메일로 보내거나 인쇄하는 것도 가능하다. 순 앱은 무료이며 서비스는 사용자 3명, 10GB 저장 용량당 월 7.95달러부터 시작된다. 무료 계정은 1명의 사용자와 2GB 저장 공간을 제공하며 수정 내역 추적 기능은 제공하지 않는다.

 

프로젝트 관리

모든 팀원을 원활하게 조율하기란 어려운 일이다. 작업을 할당하고 진행 과정을 기록하고 이정표를 설정할 수 있는 프로젝트 관리 시스템의 존재 여부는 프로젝트의 성공과 실패를 결정짓는 요인이 될 수 있다.

 

여기 정리한 애플리케이션들은 널리 사용되는 프로젝트 관리 도구의 프론트 엔드 역할을 한다. 즉, 컴퓨터에서 떨어진다고 해서 꼭 일을 멈출 필요가 없어진다.

 

◆ 아웃포스트(Outpost) 2

 이노모(Enormo)의 아웃포스트 2는 널리 사용되는 프로젝트 관리 서비스인 베이스캠프(Basecamp)를 아이폰에서 사용할 수 있게 해준다.

 

뛰어난 인터페이스 덕분에 작은 화면에서도 프로젝트를 손쉽게 관리할 수 있다. 베이스캠프의 다양한 기능을 완전히 지원하는 아웃포스트 2는 모바일 기기에서 찾을 수 있는 가장 포괄적인 프로젝트 관리 도구다.

 

새 프로젝트를 추가하고 기존 프로젝트를 보고 이정표를 추가 또는 검토하고 오프라인 작업을 생성/확인하고 지정한 프로젝트에 대한 작업 시간을 추적한다. 작업과 프로젝트를 팀원들에게 할당하고 진행하면서 주석을 달 수도 있다.

 

아웃포스트 2에는 베이스캠프 주소록에 접속해서 이 주소록을 아이폰 연락처와 통합하는 기능도 있다. 베이스캠프의 내부 메시징 시스템을 사용해서 프로젝트 내에서 팀원들과 대화하고 원하는 연락처에 이메일을 보낼 수 있다.

 

특히 유용한 기능은 여러 베이스캠프 계정을 관리하는 기능이다. 이를 통해 자체 프로젝트를 관리하는 동시에 파트너 또는 고객의 프로젝트에도 손쉽게 참여할 수 있다.

 

아웃포스트 2는 19.99달러다. 베이스캠프는 하나의 프로젝트에 대해서만 사용자 수는 무제한으로, 파일 공유 기능 없이 무료 서비스를 제공한다. 복수 프로젝트 지원과 파일 공유 기능은 월 24달러짜리 유료 서비스부터 추가된다.

 

◆ 허들(Huddle)

 허들은 회의 일정, 웹 컨퍼런싱, 문서 편집이 웹 버전에 통합된, 베이스캠프에 비해 더 다양한 기능을 제공한다. 프로젝트는 작업 영역으로 체계화되며, 작업 관리가 허들의 주요 기능이긴 하지만 작업 할당보다 워크플로에 더 초점이 맞춰져 있다.

허들 아이폰 앱은 작업 영역 접속, 작업 검토, 문서 열람 및 승인, 연락처와의 연결 기능을 제공한다. 허들 앱은 무료다. 그러나 허들 서비스에는 월 8달러에 1개 작업 영역과 1GB 저장 공간부터 시작해 월 40달러에 5개 작업 영역과 250GB 저장 공간, 그리고 500명 이상의 사용자에 대해 사용자당 8달러에 무제한 작업 영역과 저장 공간을 제공하는 상품이 있다.

 

팀 커뮤니케이션

효과적인 의사 소통은 협업을 위한 중요한 요소지만 사무실 밖에 있을 땐 의사 소통이 쉽지 않다. 아래 앱들은 팀 작업을 보다 효율적으로 하기 위해 의사 소통 기능을 배치하고 체계화하고 통합하는 데 도움이 된다.

 

◆ 시스코 웹엑스 미팅 센터

HH 시스코 웹엑스는 비즈니스 분야에서 가장 인기 있는 컨퍼런스 서비스 중 하나로, 텔레컨퍼런스, 비디오컨퍼런스 기능과 함께 실시간 화면 공유 기능을 제공한다. 웹엑스 아이폰 앱은 화면 공유, 컨퍼런스 내 인스턴트 메시징을 포함해 아이폰 화면에 거의 완전한 텔레컨퍼런스 환경을 제공한다. 웹엑스 계정이 있다면 아이폰에서 바로 회의를 시작할 수도 있다.

더 뛰어난 점은 이 아이폰 앱을 사용하면 컨퍼런스를 위해 따로 전화를 걸 필요가 없다는 점이다. 웹엑스 회의에 참가하면 자동으로 VoIP를 통해 연결된다. 또한 아이폰 4의 새로운 전면 카메라를 사용해 자신의 이미지를 보낼 수도 있다.

아이폰 앱은 무료이며 웹엑스 계정 비용은 월 49달러지만 계정이 없어도 아이폰을 통해 웹엑스 회의에 참가할 수 있다. 계정은 직접 회의를 주최하는 경우에만 필요하다.

 

◆ 예머(Yammer)

기업은 마이크로블로깅 플랫폼인 예머를 사용하면 원하는 네트워크 내에서 트위터와 비슷한 사설 서비스를 구축해 아이디어, 링크, 문서 교환 기능을 제공할 수 있다.

트위터와 마찬가지로 예머에서는 사용자가 상태 업데이트를 게시하고 이러한 업데이트를 지속적으로 받아볼 수 있다. 또한 예머에는 트위터의 140자 제한이 없다. 모든 종류의 파일을 상태 업데이트에 바로 첨부할 수 있으므로 문서 공유와 협업이 한결 쉽다.

보통 모든 사람을 대상으로 브로드캐스팅하는 트위터 사용자와 달리 예머 사용자는 직접 교류할 내부 및 외부 그룹을 설정할 수 있다. 이는 프로젝트 팀이 상태 업데이트, 문서 및 기타 정보를 팀원들에게 신속하게 보낼 때 유용하다.

예머 앱을 통해 구독 중인 모든 피드와 @ 회신, 그리고 네트워크 내의 모든 사용자 디렉터리를 볼 수 있다. 예머 앱은 무료이며 기본 예머 서비스도 무료다.

그러나 대부분의 기업은 월별로 사용자당 3달러부터 시작되는 유료 서비스를 선택할 것이다(대규모 서비스의 경우 할인 가능). 관리, 보안, 지원 도구 측면에서 더 유리하기 때문이다.

 

◆ 스마트 리코더(Smart Recorder)

로 모바일 디벨롭먼트(RMD)의 스마트 리코더는 아이폰 보이스 노츠(Voice Notes) 오디오 녹음 앱을 더 강화한 버전이라고 보면 된다. 녹음물에 태그를 지정하고 노트와 사진을 첨부하고 박스닷넷 또는 스마트 리코더의 내장 서버를 사용해 공유할 수 있다. 앱을 사용해서 음성 메모와 강의, 대화, 회의를 녹음해 팀과 공유할 수 있다.

녹음 또는 재생 중 특정 시간 지점에 태그와 사진을 추가할 수 있다. 나중에 이 태그나 사진을 누르면 태그 또는 사진이 추가된 지점으로 이동된다. 녹음물은 애플 포맷인 .caf 파일(코어 오디오 형식)로 내보내서 퀵타임을 사용해 어느 컴퓨터에서나 재생할 수 있다.

유료 버전은 2.99달러이며 무료 버전은 무제한으로 녹음은 가능하지만 3분 미만의 분량만 내보낼 수 있다. editor@idg.co.kr 

 

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